Le service administratif de l’entreprise Routière Perez regroupe 3 postes : le secrétariat travaux, la comptabilité et les Ressources Humaines.
Le secrétariat travaux
La secrétaire a en charge le standard téléphonique, elle redirige les appels aux personnes concernées et prend note des messages qui lui sont confiés.
Elle est la garante de la bonne transmission des informations documentées. En effet, la secrétaire gère le courrier postal et la messagerie électronique de l’entreprise, elle doit donc faire suivre les informations aux services concernés. Elle assure ensuite, le traitement de ces documents.
La secrétaire effectue la saisie et la mise en forme des documents administratifs (courriers, bordereaux d’envoi), techniques (trame de travail) et commerciaux (devis).
Lorsque l’entreprise Routière Perez démarre un nouveau chantier, la secrétaire doit procéder aux DICT (Déclaration d’Intention de Commencement de Travaux) et en assurer le suivi. Elle diffuse les documents contractuels (avenants, OS, procès-verbaux…) relatifs aux chantiers en cours jusqu’à la remise du DOE (Dossier d’Ouvrages Exécutés).
Les appels d’offres occupent une part importante dans le poste de la secrétaire. En effet, elle télécharge les nouveaux dossiers, les enregistre et les diffuse pour étude. Elle établit le dossier candidature et contrôle l’offre qui lui est remise par le bureau d’études. Elle met en page les différents documents nécessaires à l’affaire et procède à la dématérialisation de l’offre.
La secrétaire assiste la Responsable Ressources Humaines dans le cadre de la formation professionnelle (recherche et inscription aux différentes formations pour les salariés) et l’apprentissage (élaboration des dossiers).
D’autres tâches diverses et variées lui sont confiées, comme les assurances, la téléphonie, la communication…
La comptabilité
Le comptable assure la tenue de la comptabilité générale et analytique.
Il réalise la facturation une fois les travaux réalisés ou établi les situations de travaux.
Il a en charge la gestion des fournisseurs : il réceptionne, codifie et enregistre les factures dans son logiciel de comptabilité, prépare l’échéance mensuelle de paiement, suit les règlements et procède aux relances des impayés si nécessaire.
Il impute les dépenses sur chaque chantier et en sort les résultats.
Le comptable effectue les déclarations des sous-traitants (DC4 et contrat de sous-traitance).
Il assure le suivi bancaire et gère les comptes selon les instructions du Président.
Il procède aux différentes déclarations obligatoires, notamment fiscales.
Il est en relation avec les différents organismes bancaires et cabinet comptable.
Enfin, le comptable participe aux travaux préparatoires à l’élaboration du bilan comptable.
Les Ressources Humaines
La Responsable des Ressources Humaines est en charge de la gestion du personnel.
Plus précisément, elle organise le recrutement du personnel, gère les carrières des salariés, développe les compétences individuelles du personnel par le biais des formations et gère également les départs au sein de l’entreprise (démission, retraite).
La RRH n’a pas toujours un rôle facile, elle doit rédiger des documents inhérents aux cas conflictuels (convocations aux entretiens, avertissements, mises à pied…) et allant parfois jusqu’au licenciement.
Elle assure le lien entre la direction et le personnel et se doit de rester discrète en toutes circonstances.
Dans le cadre de ses fonctions, la RRH est souvent en relation avec les partenaires sociaux (CSE), partenaires externes (mutuelle, URSSAF, sécurité sociale, prévoyance et retraite…) et également avec des prestataires externes (cabinets d’avocats, comptables…).
C’est la Responsable des Ressources Humaines qui est également en charge de la paye.